Einsatzmöglichkeiten von generativer KI im HR-Bereich

In einer zunehmend digitalisierten Welt sind fortschrittliche Technologien wie Künstliche Intelligenz im HR-Bereich keine bloßen Buzzwords mehr. Besonders im Wissensmanagement, das essenziell für das Sammeln, Organisieren und Nutzen von Wissen innerhalb von Organisationen und somit auch Human Resources ist, eröffnen sich durch KI neue Dimensionen der Effizienz. Spätestens mit dem Durchbruch von ChatGPT ist KI für alle zugänglich geworden, sodass sie im HR-Bereich eine entscheidende Rolle beim Wissensaufbau und -transfer spielen kann.

Im beruflichen Kontext GPT-Technologien zu nutzen, stand bisher aber immer eine gewisse Skepsis gegenüber. Insbesondere von der Eingabe von unternehmenssensiblen Daten und Informationen wird aufgrund von Datenschutzregulierungen abgeraten. Moderne Techniken ermöglichen es nun, individuelle Lösungen zu entwickeln, die auf den gleichen fortschrittlichen Algorithmen wie ChatGPT basieren, und somit eine maßgeschneiderte, sichere Lösung für das Wissensmanagement mit firmeneigenen Informationen und Dokumenten zu schaffen. Diese Entwicklung gestattet es, ein unternehmensinternes System ähnlich ChatGPT zu betreiben, das speziell auf die individuellen Bedürfnisse und Datenschutzanforderungen eines Unternehmens zugeschnitten ist.

Im Folgenden wollen wir uns genauer ansehen, welche Möglichkeiten eine solche Lösung im Recruiting und Talentakquise sowie in der unternehmensinternen Kommunikation im HR-Umfeld bieten kann. Zu Veranschaulichungszwecken nennen wir den virtuellen Assistenten „PersonaAI“.

Effizientes Recruiting und Talentakquise mit generativer KI

Ein virtueller Assistent kann einen erheblichen Mehrwert im Rekrutierungs- und Talentakquiseprozess bieten, um qualifizierte Talente zu gewinnen. Ein klassisches Beispiel für den Einsatz einer virtuellen Assistenz ist eine Rolle als Support-Bot für potenzielle Bewerber und gleichzeitig als KI-gestütztes Wissensmanagementsystem, das relevante Informationen sammelt und bereitstellt.

So könnte der virtuelle Assistent automatisiert Antworten auf häufig gestellte Fragen, beispielweise zur Unternehmenskultur, zum Bewerbungsprozess oder spezifischen Jobanforderungen, geben. Zusätzlich könnte in diesem Zusammenhang der virtuelle Assistent auch auf weiterführende Links hinweisen, näher erklärende Dokumente mit weiteren Informationen bereitstellen oder durch eine Integration mit dem Bewerbermanagementsystem auch Informationen zum aktuellen Status einer Bewerbung liefern.

Des Weiteren kann PersonaAI mit den Bewerbenden in Kontakt treten und basierend auf eingegebenen Fähigkeiten und Interesse passende offene Stellen anzeigen und gleichzeitig die internen Wissensbestände über vorhandene Fähigkeiten und Kompetenzen in der Talentdatenbank des Unternehmens aktualisieren:

Nach dem Eingang der Bewerbung kann PersonaAI die Lebensläufe von Bewerbern gegen die Anforderungen der ausgeschriebenen Position abgleichen und so geeignete Kandidaten identifizieren. Der virtuelle Assistent greift dabei auf klare Kriterien zurück, die die HR Abteilung für eine ausgeschriebene Position festgelegt hat, darunter erforderliche Berufserfahrung, spezifische Qualifikationen, technische Fähigkeiten oder andere relevante Kenntnisse.

Nach dem Hochladen der Dokumente durch einen Bewerber scannt PersonaAI diese Dokumente, extrahiert den Text und die Informationen aus den Dokumenten und vergleicht sie mit den zuvor festgelegten Kriterien. Dadurch kann die KI beispielsweise erkennen, ob ein Bewerber die erforderliche Anzahl von Jahren Erfahrung in einem bestimmten Bereich hat oder eine spezifische Zertifizierung besitzt.

Interne Kommunikation: KI im Onboarding-Prozess, in der beruflichen Weiterbildung und Karriereplanung

Genauso wie PersonaAI für die externe Personalsuche verwendet werden kann, findet die KI-Anwendung auch im Inneren des Unternehmens Anwendung, beispielsweise beim On Boarding Prozess, Schulungen und berufliche Weiterentwicklung, Karriereplanung oder die Beantwortung von internen Anfragen an die HR-Abteilung.

Onboarding-Prozess

Während des Onboarding-Prozess unterstützt die KI neue Mitarbeiter, indem sie ihnen grundlegende Informationen zur Verfügung stellt. Dies umfasst den Ablauf des Onboarding-Prozesses, die erforderlichen Dokumente und Formulare sowie die Kontaktdaten der wichtigsten Ansprechpartner in der HR-Abteilung.

Darüber hinaus bietet der virtuelle Assistent Zugang zu Schulungsmaterialien und Ressourcen, die neuen Mitarbeitern dabei helfen, sich auf ihre Aufgaben vorzubereiten. Dazu gehören Links zu Schulungsvideos, Handbüchern und E-Learning-Plattformen, die einen reibungslosen Einstieg in das Unternehmen ermöglichen. In Bezug auf den Zugriff auf HR-Systeme und Tools stellt der virtuelle Assistent Informationen über erforderliche Zugriffsberechtigungen und nennt die jeweiligen Ansprechpartner für die Systeme und Zugriffsberechtigungen.

Mitarbeiterentwicklung und Weiterbildung

Eine virtuelle Assistenz kombiniert mit einem breit angelegten Wissensmanagement kann auch als zentrale Anlaufstelle für alle Lern- und Entwicklungsanfragen eines Unternehmens fungieren und grundlegende Informationen (Kurzbeschreibung, Lernziele, geschätzte Dauer des Kurses) über die verschiedenen verfügbaren Lernressourcen bereitstellen oder spezifische Fragen beantworten. Zudem kann PersonaAI die Mitarbeiter informieren, wann der nächste Kurs oder das nächste Webinar stattfindet oder Feedback von Teilnehmern aufnehmen.

Des Weiteren kann PersonaAI in Bezug auf kollaborativer Lernmethoden als zentraler Knotenpunkt für das Organisieren von gemeinschaftlichen Lernansätze dienen. Wenn ein Mitarbeiter etwa Interesse an einem speziellen Thema oder Kurs zeigt, kann PersonaAI vorschlagen, einer Lerngruppe beizutreten. Hierdurch können sich Gleichgesinnte zusammenfinden, die ähnliche Lernziele verfolgen.

Dank seiner Fähigkeiten, große Datenmengen schnell zu durchsuchen und zu analysieren, kann PersonaAI auch den Bildungsmarkt ständig nach aktuellen und relevanten Lernressourcen sowie nach Trends in der beruflichen Weiterbildung überwachen. Dadurch gelingt es dem Unternehmen potenzielle Bildungsressourcen zu identifizieren, die für die spezifischen Anforderungen und Ziele des Unternehmens von Interesse sein könnten.

Unterstützung bei der Karriereplanung

Sobald ein Mitarbeiter seine beruflichen Interessen, bisherigen Erfahrungen und erworbenen Qualifikationen in das System eingibt oder die KI auf diese Information zugreifen darf, kann PersonaAI diese Daten analysieren und mit den im Unternehmen verfügbaren Karrierepfaden abgleichen. Weiterführend kann der virtuelle Assistent auch eine gewisse Szenario Planung miteinfließen lassen und auch zukünftige Möglichkeiten berücksichtigen, die sich durch Unternehmenswachstum oder Branchenveränderungen ergeben könnten.

Zudem könnte die KI bei entsprechendem Bedarf oder Wunsch mit Feedback von Vorgesetzten, Kollegen und sogar von früheren Schulungen oder Projekten gespeist werden, um einen umfassenderen Einblick in die individuellen Stärken und Entwicklungsbereiche des Mitarbeiters zu erhalten. Auf dieser Grundlage kann der virtuelle Assistent dem Mitarbeiter noch präzisere Empfehlungen für die Karriereentwicklung geben.

Interne Anfragen

Ein virtueller Assistent wie PersonaAI kann auch für die einfachen und wiederkehrenden internen Anfragen an eine HR-Abteilung eingesetzt werden. Mitarbeiter könnten PersonaAI direkt mit Fragen zu internen Prozessen, Richtlinien oder spezifischen Arbeitsabläufen kontaktieren. Die Assistenz kann diese Anfragen automatisch und in Echtzeit beantworten, sodass Mitarbeiter die Antwort ohne große Wartezeit erhalten und HR-Mitarbeiter entlastet werden.

Durch die entsprechende Verknüpfung des Assistenten mit einem Datenbanksystem können die Eingaben des Nutzers, natürlich im Einklang mit geltenden Datenschutzrichtlinien - erfasst und an die Datenbank weitergeleitet werden. Dies erlaubt die gründliche Analyse der Daten aus dessen Ergebnis sich ableiten ließe, in welchen Bereichen des Unternehmens möglicherweise Unsicherheiten oder Informationslücken bestehen. Diese Erkenntnisse könnten dann dazu verwendet werden, gezielte Schulungen anzubieten oder spezifische Richtlinien und Prozesse klarer zu kommunizieren.

Des Weiteren kann der virtuelle Assistent auch als „Tor“ zu Mitarbeiterdokumenten benutzt werden, die in einem anderen System abgespeichert sind. So können Mitarbeiter des Unternehmens den Assistenten nutzen, um spezifische Dokumente, wie Gehaltsabrechnungen, Vertragsänderungen oder Bescheinigungen, anzufordern. Die HR-Mitarbeiter können wiederrum die Dokumentensortierungsfähigkeiten der KI nutzen, um ihrerseits Dokumente anhand von Keywords automatisch den entsprechenden Kategorien zuordnen zu lassen oder sogar vollautomatisiert richtig ablegen zu lassen.

Sicherheit und Datenschutz

Die Sicherheit und der Datenschutz unternehmenskritischer sowie höchst sensibler Daten stehen bei deren Nutzung und Integration von künstlicher Intelligenz an erster Stelle. Daher bieten die großen Softwarehäuser in ihren Cloudumgeben Komponenten, die die Entwicklung von individuellen GPT Lösungen erlauben und gleichzeitig den vollumfänglichen Schutz der Cloud genießen.

Das bedeutet, dass die unternehmensindividuellen und angepassten Modelle ausschließlich dem eigenen Unternehmen und den berechtigten Mitarbeitern zur Verfügung stehen. Die unternehmenskritischen Daten, verknüpfte IT-Systeme sowie sämtliche Eingaben der Nutzer und Ausgaben der künstlichen Intelligenz sind damit nicht für andere Wettbewerber oder der dem Cloudanbieter einsehbar und verlassen niemals die geschützte Umgebung der Cloud.

Technischer Aufbau

Im Herzen dieser geschützten Cloud-Umgebung befindet sich der GPT-Service, der mit moderner Sprachverarbeitungstechnologie ausgestattet ist. Zusätzlich ist innerhalb der Umgebung auch das umfangreiche Unternehmenswissen, das in strukturierten Datenbanken, Tabellen und Dateisystemen gespeichert ist. Diese Daten können sowohl durch automatisierte Prozesse als auch manuell in die Umgebung geladen werden. Eine Konfigurationsapplikation ermöglicht es, das Antwortverhalten des virtuellen Assistenten individuell anzupassen, um eine maßgeschneiderte Nutzererfahrung zu schaffen.

Ebenfalls befindet sich optimalerweise innerhalb der Umgebung die Sicherheits- und Benutzerverwaltung, um zu gewährleisten,  dass jeder Nutzer genau die Informationen und Werkzeuge erreichen kann, die für seine Rolle und seine Aufgaben relevant sind, während gleichzeitig die Integrität und Vertraulichkeit der Unternehmensdaten geschützt wird. Die Interaktion mit dieser vielseitigen Umgebung und ihren Diensten erfolgt über eine intuitiv gestaltete Benutzeroberfläche, die als Schnittstelle zwischen dem Nutzer und der KI-Lösung dient. Diese Oberfläche könnte als eigenständiges Webportal realisiert werden oder nahtlos in existierende HR-Softwarelösungen integriert sein.

Die hier beschriebene Architektur ist eine prototypische Darstellung einer modernen Cloud-basierten Plattform, die zeigt, wie fortschrittliche KI-Dienste in die Unternehmenslandschaft integriert werden können. Es ist wichtig zu betonen, dass dies nur eine von vielen denkbaren Konfigurationen darstellt, um eine solche Lösung zu gestalten.

Fazit

Die zunehmende Digitalisierung eröffnet neue Möglichkeiten für den Einsatz von Künstlicher Intelligenz und virtuellen Assistenten im HR-Bereich. Insbesondere im Recruiting, Talentakquise, Onboarding, Mitarbeiterentwicklung, Karriereplanung und der internen Kommunikation können virtuelle Assistenten eine wichtige Rolle spielen. Durch den Einsatz von KI können Unternehmen effizienter rekrutieren, Mitarbeiter besser entwickeln und schneller auf interne Anfragen reagieren. Die Sicherheit und der Datenschutz sensibler Daten sind dabei gewährleistet, da individuelle GPT-Lösungen in geschützten Cloud-Umgebungen entwickelt werden können. Die Integration von KI in HR-Prozesse bietet eine vielversprechende Möglichkeit, den ständig wachsenden Anforderungen gerecht zu werden und die Effizienz und Effektivität im HR-Bereich zu steigern.

Dieser Artikel erschien erstmalig in der HR Performance 1/2024, www.hrperformance-online.de.